Razones por las que deberías ofrecer tu software con base en el modelo SaaS

¿Estás a punto de lanzar tu software y no sabes cómo ofrecerlo? El modelo SaaS podría ser una excelente opción.

Diariamente surgen nuevas propuestas disruptivas que ofrecen soluciones a problemáticas de distintas industrias como la de telecomunicaciones, manufactura, retail, financiera, automotriz, entre otras. 

De acuerdo con datos de Statista, el Software as a Service generó ingresos de $148.500 millones de dólares en todo el mundo durante el 2019. Esto equivale aproximadamente a dos tercios de los ingresos del mercado general de computación en la nube pública.

Poco a poco el campo de la innovación tecnológica se va expandiendo, volviéndose más competitivo, por ello es importante ver qué aspectos serían decisivos para las empresas al elegir tal o cual servicio en la nube. Algunas opciones son: Infraestructura como servicio (IaaS), Plataforma como servicio (PaaS) o Software como servicio (SaaS). 

En esta ocasión, nos centraremos en mostrar las características y ventajas del modelo SaaS, y el por qué es un modelo exitoso de venta de software. 

¿Qué es SaaS?

Comencemos por entender qué es SaaS. Por sus siglas en inglés (Software as a service), el SaaS es un modelo de distribución de software que pertenece a un proveedor, el cual ofrece sus servicios a las diferentes empresas interesadas por una cuota mensual. En pocas palabras, es un soporte continuo de aplicaciones cuyo valor reside en cubrir las necesidades de mantenimiento y operación técnica de una empresa.

El SaaS funciona sin necesidad de instalarlo en cada computadora de la oficina, ya que al encontrarse en la nube, es posible acceder a un servicio en línea tan solo por medio de un usuario y una contraseña desde cualquier dispositivo, haciendo más fácil y práctico su uso al almacenar la información incorporada en los servidores. 

Entonces, sus características principales son: es de fácil acceso (tan solo necesitas contar con internet, un usuario y una contraseña), los clientes no necesitan comprar licencias para usarlo, solo pagar una cuota para todos los servidores en los que accedan. El proveedor gestiona la infraestructura y los clientes compran el derecho de acceso y uso de las aplicaciones. 

Beneficios que trae consigo el SaaS

Este modelo ya tiene aproximadamente una década en el mercado, sin embargo, se ha popularizado en los últimos años debido a las múltiples ventajas que trae para las empresas, así lo muestra un estudio por IDC (International Data Corporation) España, en donde los mismos usuarios que ya usan SaaS, comparten los beneficios que han obtenido con su implementación, las cuales veremos a continuación: 

Movilidad. Ubicuidad en el acceso. Este aspecto es el más valorado por los usuarios, ya que es posible acceder en cualquier momento, lugar y dispositivo.  La ubicuidad en el acceso se puede relacionar con una mayor productividad de los empleados. 

Mantenimiento de aplicaciones. No actualizaciones. Al ser el mismo proveedor de SaaS quién se ocupa de las actualizaciones y mantenimiento de la aplicación, permite a la empresa centrar su atención, capital y personal en otras actividades. 

Implantación. Menores costes y mayor rapidez. Aunado con el punto anterior, el menor tiempo y coste para la implantación de nuevas aplicaciones ofrece una garantía en la agilidad de los cambios del mercado.

Modelo de pago. Transformando los costes fijos en variables. Otro de los beneficios más valorados por los usuarios es la flexibilidad de los costes de SaaS, de acuerdo a la función del servicio adquirido (tipo de usuarios, volumen de usuarios, capacidad de recursos, etc). 

Gestión de usuarios. Facilidad de alta y baja de usuarios. El acceder por medio de un usuario y contraseña significa mayor escalabilidad para aumentar o disminuir el número de usuarios, por lo cual se adapta al tamaño y evolución de la empresa. 

Aunque este último beneficio no fue mencionado directamente por los usuarios, IDC añade uno más a la lista: la reducción del coste de probar nuevas aplicaciones, de experimentar, de ser creativo e innovar.  

Puntos a tener en cuenta para ofrecer tu software con este modelo

Si ahora estás trabajando en el desarrollo de un software y aún no estableces la forma en que lo venderás, el modelo SaaS es una excelente opción, ya que seguramente atraerás clientes interesados en tus servicios debido a los beneficios compartidos anteriormente.  

En los últimos años la venta de software se ha vuelto más competitiva ya que el mercado ha experimentado una notable evolución: hoy en día es más amplio, ofrece más opciones, más demandas por parte de los clientes, pero también más oferta por parte de los creadores. 

Te compartimos algunos puntos a continuación que podrían ayudarte si estás pensando en ofrecer tus servicios de software con base en el SaaS.  

  • Establece tu mercado meta

Como mencionamos anteriormente, lo que las empresas buscan es encontrar soluciones concretas a sus necesidades, por ello es importante reconocer cuáles son los sectores o industrias requieren de las soluciones que brindas con tu software. Ésto te permitirá economizar tiempos y recursos al ofrecer tu producto a quién realmente lo necesita y construir poco a poco una reputación, conexiones y casos de éxito que te abrirán más el campo de oportunidades. 

  • Flexibilidad

No olvides que una de las cosas que caracterizan al SaaS es la flexibilidad en costos. Planifica y establece la manera en la cual el cliente lo podrá pagar de manera periódica como si fuera un servicio, en vez de pagarlo todo de un inicio como una licencia. 

  • Ofrece una prueba

Brindarle a los clientes potenciales un demo o periodo de prueba es una excelente oportunidad para que conozcan más sobre las soluciones que ofrece tu software y de qué manera cubrirá sus necesidades. La mejor manera de asegurar a tus clientes es mostrando que tu software cumple con todos las características y herramientas que ellos necesitan. 

No olvides incluir un documento que explique el funcionamiento de tu software con el objetivo de hacer más llevadera su exploración y reconocimiento para el cliente, lo cual le brindará una buena experiencia de usuario, añadiendo un punto más a tu favor. 

  • Mejora constante

Por último, otro de los beneficios característicos del SaaS y que debes tener presente es que el proveedor se ocupa del soporte y mantenimiento del software, liberando al cliente de costos y tiempo para que estos recursos sean destinados a  otro tipo de actividades y tareas más enfocadas en su negocio y el servicio a sus propios clientes. 

Un punto importante a considerar es que, dejando de lado el modelo en que se vende cualquier software, lo que a las empresas les importa es encontrar servicios que ofrezcan una solución alineada a sus objetivos y necesidades particulares, que les permita mejorar su productividad y facilite su logística, para así centrarse en otro tipo de actividades y perfeccionar los servicios que ellos brindan a sus propios clientes. 

Como mencionamos anteriormente, aunque el SaaS no es nuevo, en el contexto actual representa una buena opción para el trabajo remoto ante la pandemia del COVID-19, ya que permite el acceso desde cualquier lugar y dispositivo y el ahorro de capital, contribuyendo así a evitar el cierre de empresas y el desplome de la economía. 

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Fuentes:

Deloitte. El futuro de los servicios Cloud Software como Servicio. (2014). Disponible en: https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/

Maldonado Fernando. SaaS: un mercado en plena expansión. (2009). IDC España. Disponible en: http://www.saasmania.com/wordpress/wp-content/uploads/2009/04/saas-un-mercado-en-plena-expansion.pdf 

Micheli Jordy,  Oliver  Rubén. Empresas de software en México y sus vínculos de desarrollo local. Prob. Des.  2017  Jul-Sep.   48( 190 ): 0301-7036. Disponible en: http://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0301-70362017000300037

Shanhong Liu. Cloud Software as a Service – Statistics & Facts. (2020). Statista. Disponible en: https://www.statista.com/topics/3071/cloud-software-as-a-service-saas/ 

Top 5 Softwares para gestión de proyectos

El Project Manager permite implementar herramientas innovadoras y solucionar problemas en el camino a cumplir cualquier objetivo.

De acuerdo con la encuesta Pulse of the Profession® 2020 por el PMI (Project Management Institute), el 11.4% de la inversión que realizan las empresas, se desperdicia debido a un mal desempeño en la gestión de proyectos. Además, las organizaciones que subestiman el Project Management como una competencia estratégica para el impulso de sus proyectos, significan un 67% de fracasos rotundos.

Incluso, los resultados arrojan que los líderes ejecutivos identifican tres aspectos importantes para alcanzar el éxito en el futuro: agilidad organizacional (35 %); elección de las tecnologías adecuadas para invertir (32 %); y contar con las habilidades relevantes (31 %).

Lo anterior pone en evidencia la importancia de contar con herramientas que fortalezcan la gestión de proyectos y permitan a las empresas planificar de mejor forma su personal, recursos y tareas, sobre todo en el contexto actual donde la pandemia y el confinamiento significan un distanciamiento físico al que no estábamos acostumbrados. Sin embargo, también representa una oportunidad para implementar instrumentos diferentes e innovadores que nos permitan seguir siendo productivos, organizados y  funcionales incluso a la distancia. 

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos también conocido como Project Management es una disciplina que engloba la organización, planeación, ejecución y administración de recursos y actividades llevadas a cabo para lograr los objetivos de determinado proyecto. 

En el camino a lograrlo siempre existen otros factores que juegan un papel importante dentro del proceso como el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto. El propósito de la gestión de proyectos es establecer un plan y guiar a un equipo frente a estas limitaciones para cumplir las metas propuestas con éxito, en tiempo y forma. 

La gestión de proyectos está compuesta por 5 etapas: 

  • Estudio de viabilidad: En esta primera etapa se define que tan factible es realizar el proyecto de acuerdo a los beneficios que traerá para la empresa u organización en relación con los esfuerzos. 
  • Planificación: Se establecen las tareas que se llevarán a cabo y los recursos a utilizar. Este es el punto decisivo por lo cual debe ser cuidadosamente definido ya que, si no se detallan las actividades con claridad, afectará las etapas posteriores y como consecuencia, los resultados finales. 
  • Ejecución: En esta etapa los equipos involucrados ponen manos a la obra con base en las etapas anteriores, materializando las ideas planteadas inicialmente con los recursos establecidos. 
  • Seguimiento: Esta fase se lleva a cabo al mismo tiempo que la ejecución. Se analizan los avances del equipo con el objetivo de verificar si se está cumpliendo con la estrategia y si en efecto va por buen camino para cumplir con los objetivos, de lo contrario, esta etapa permite encontrar áreas de oportunidad para redirigir los recursos y actividades. 
  • Cierre y evaluación: En esta última etapa se verifica si en efecto se cumplieron los objetivos propuestos inicialmente con relación a las tareas y esfuerzos realizados. Es igualmente importante detectar y analizar los fallos que se presentaron en el proceso para aprender de ello y tenerlos presentes para futuros proyectos. 

 La digitalización del proceso de gestión de proyectos

Aunque la gestión de proyectos no es una práctica nueva, hoy en día contamos con herramientas digitales novedosas que contribuyen a mejorar las etapas del Project Management. Por ello, te mostramos 5 softwares para gestión de proyectos: 

  1. Jira: Promete planificar sprints y tareas; priorizar y analizar el trabajo de tu equipo; obtener informes sobre el rendimiento; crear workflows e integrarse con otro tipo de herramientas.
  2.  Monday: Ofrece mejorar la coordinación de tu equipo por medio de cronogramas y gráficos de Gantt; facilitar la comunicación con espacios para comentarios; evitar tareas manuales repetitivas con automatizaciones del flujo de trabajo; y también permite la interacción de otras herramientas.
  3.  Wrike: Permite obtener una vista general de las tareas y los ciclos de vida de los proyectos; simplificar las aprobaciones, revisiones y versiones de los documentos; controlar el tiempo y presupuesto; crear informes compartidos con tus clientes. Es posible integrarla con otras herramientas.
  4. Asana: Proporciona actualizaciones e informes en tiempo real; facilita la localización de documentos; establece plazos, objetivos y prioridades en las tareas; además de optimizar la comunicación entre proveedores, clientes y compañeros de equipo.
  5. PmKey: Brinda una fácil planificación del proyecto por medio de agrupaciones de tareas, asignaciones y establecimiento de tiempos; control de disponibilidad de tu equipo; integración de e-mail y SMS, ofrece analítica y reportes; además de  bases de datos de clientes.

Existen muchos softwares de gestión de proyectos y todos son muy variados, lo importante es elegir el que más se adecua a tu empresa teniendo en cuenta las características y necesidades de tu equipo: número de colaboradores, tus proyectos, cartera de clientes, otras herramientas que sueles utilizar. 

Como mencionamos al inicio, prestar atención a la forma en que organizamos nuestras tareas, recursos y herramientas definirá en gran parte el éxito que se obtendrá a futuro. 

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Zero Trust: un modelo de seguridad ganador en el contexto de la pandemia

Conoce el modelo que está avanzando en el área de ciberseguridad para empresas.

Ya se ha cumplido un año desde que la pandemia del COVID-19 irrumpió en el mundo, y con el virus llegó también la necesidad de cambios radicales para las empresas.

Uno de los rubros que ha requerido especial atención es el de ciberseguridad, pues los ataques y hackeos para las corporaciones aumentaron significativamente en esta temporada. Relacionado a este tema, hay un concepto que a pesar de que no es nuevo (ya que fue lanzado en 2010), apenas empieza a sonar: el Zero Trust. ¿Sabes de qué se trata? Aquí te lo contamos. 

Un modelo avalado por Microsoft y Google

Traducido literalmente como “confianza cero”, el sistema Zero Trust ha ganado popularidad en el mundo empresarial por ser recomendado por gigantes de la tecnología como Microsoft y Google. Este modelo parte de la premisa de que ninguna organización debe confiar en una entidad, ya sea externa o interna, para que ingrese a su perímetro. 

En un esquema de seguridad tradicional, es un reto acceder a la información de una empresa estando fuera de ella; sin embargo, una vez que se logra entrar, se obtienen todos los recursos de la misma. Esta es la gran diferencia con el Zero Trust: es un sistema que asume que los atacantes pueden estar tanto fuera como dentro de la red. 

¿Por qué ahora?

Antes de la pandemia, la mayoría de las oficinas contaban con infraestructuras VPN, pequeñas y con ancho de banda insuficiente. El famoso home office ha provocado que los empleados accedan a las aplicaciones, datos y documentos de las corporaciones fuera del perímetro establecido. Por esta razón los riesgos han aumentado, ya que la zona de confianza carece de límites, y cualquiera con credenciales de usuario correctas es capaz de entrar en una red empresarial.

El modelo de Zero Trust , basado en La Nube, resulta más útil. Consiste en que los dispositivos inteligentes, como computadores o smartphones no sean considerados confiables, aún si están vinculados a la empresa. Por lo tanto, el proceso para verificar la identidad de los usuarios debe ser bastante estricto. 

¿Es difícil implementar Zero Trust?

La arquitectura del sistema se compone de varias barreras. Cuando un ciberdelincuente rompe la primera, no tendrá acceso a toda la información de la organización; irá profundizando más y rompiendo más barreras, mientras es monitoreado. De esta forma se sabrá hasta dónde y cómo ha llegado. Zero Trust se encargará de comprobar continuamente que la persona es quien dice ser.

Para implementar este modelo, se deben tomar en cuenta tres puntos clave:

  • Visibilidad: identificar todos los dispositivos que deben ser protegidos y monitorearlos. Se debe tener conocimiento de todos los recursos que pertenecen a la empresa.
  • Políticas: establecer controles que permitan que personas específicas tengan acceso en condiciones específicas. En pocas palabras, introducir controles minuciosos.
  • Automatización: permitirá la rápida aplicación de barreras frente a ataques.

Se dice que el 2021 será el año en el que este modelo alcanzará un éxito arrollador, pues muchas organizaciones ya han recurrido a ella o están pensando en implementarla. ¿Crees que la empresa Forrester Research, responsable del modelo, imaginó que esto pasaría más de una década después de su invención? ¡Déjanos tus comentarios!

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CLM: Conoce el mejor software de gestión de contratos para tu empresa

Webdox es un software de gestión de contratos orientado a la eficiencia del departamento legal, que se puede utilizar en todas las áreas de tu negocio.

Un Sistema de Administración o Gestión de Contratos (más conocido Contract Lifecycle Management, CLM software por sus siglas en inglés), toma por completo todo el proceso de creación y gestión de los contratos. Automatiza, consolida y agiliza procesos, archivos, y comunicaciones para una correcta gestión contractual y compliance dentro de una empresa. Abarca un control amplio de nuevos y antiguos contratos, y se orienta a cumplir tanto regulaciones gubernamentales como normas profesionales.

Este sistema permite, en primer lugar, estandarizar la comunicación de la gerencia legal con todos los clientes internos pertenecientes a diferentes departamentos dentro de la organización; en segundo lugar, gestiona la carga de trabajo de los abogados y la asignación de tareas; en tercer lugar, gestiona el contenido de los contratos y documentos, y en cuarto lugar, controla procesos mediante el uso de indicadores para medir la creación, negociación y aprobación de contratos.

En resumen, un CLM permite al área legal automatizar y controlar la eficiencia y eficacia del equipo legal, y su interacción con los otros departamentos de la empresa (evidenciando las áreas de mejora tanto legales como de otras áreas). Adicionalmente, el sistema es capaz de alertar según fechas o hitos clave, además de ordenar fácilmente cada contrato en un repositorio o biblioteca electrónica bajo criterios específicos.

Es importante destacar que un CLM es sin duda, una herramienta clave para un abogado, y lo es también para cualquier persona que gestione contratos con compras, proveedores, vendedores y consultores, así como para recursos humanos. Existen muchos tipos de contratos en las áreas mencionadas: de prestaciones de servicios, arrendamientos, de trabajo, anexos y sesiones, por mencionar solo algunos.

Utilizar un software enfocado en contratos ayuda a la gerencia legal a estar en control de cada fase del ciclo de vida de un documento, rastreando sistemáticamente todos los detalles de cada paso del contrato.

software gestión contratos

Beneficios de utilizar un CLM

Un CLM es una solución tecnológica que mejora la creación, negociación y control de los cumplimientos y obligaciones contractuales, al permitir que circule su ciclo sin contratiempos. Se visibiliza cada fase y proceso con su debida información y seguimiento, para dar trazabilidad a cualquier etapa del proceso contractual y a todo el contenido al interior del contrato.

Integrar CLMS, entonces, trae una serie de beneficios a la gerencia legal y a las empresas en general:

  • Flexibilidad: se adapta fácilmente a las herramientas de la empresa para gestionar los contratos. Webdox permite diseñar procesos de solicitud y creación de contratos de manera fácil, con aprobaciones y orientado a la sistematización para cada empresa.
  • Usabilidad: es una herramienta que permite la gestión de los contratos de manera sencilla e intuitiva. Webdox tiene un interfaz y experiencia de usuario amigable para todos los pasos de la generación de contratos.
  • Inteligencia: permite tomar decisiones acertadas y basadas en la información de los contratos. Puedes generar alertas específicas (y generales en base a tus tipos de contratos) sobre fechas, hitos, renegociaciones, etc., presentes en tus contratos.
  • Riesgo y compliance: con un CLM es posible identificar y prever los riesgos asociados al cumplimiento de los contratos y también asegurar el contenido correcto en la creación de cada contrato.
  • Control financiero: mayor control de todos los aspectos financieros asociados a la ejecución de los contratos. Con Webdox puedes tener todos los contratos en un solo lugar, con control de términos y condiciones financieras, validación de precio y términos de pago, firma electrónica e integración con ERP.
  • Para toda la empresa: permite tener todos los contratos centralizados y siempre disponibles, donde cada área de una compañía tiene acceso a los repositorios de sus contratos, y compartir solo con personas que tienen los permisos y accesos necesarios.
  • Oportuno: en el momento preciso, la gerencia puede exigir obligaciones, cumplir con auditorías, redacciones y ediciones.

Webdox como CLM y el ciclo de vida de tus contratos

Webdox es sencillo, práctico, fácil de implementar y moldeable para el segmento Enterprise, y muy bien empaquetado para el segmento de empresas grandes y medianas a las necesidades del usuario:

  • Todo el ciclo de vida de los contratos se encuentra en un solo lugar, para poder gestionar de manera eficiente tanto la solicitud como la confección, validación y firma de los documentos.
  • Con el motor de OCR e Indexación, es posible almacenar y encontrar tus contratos en un par de segundos, con capacidad de procesar documentos por medio de palabras clave, filtros o imágenes, pues el buscador consta de reconocimiento óptico de caracteres.
  • Encontrados los contratos y documentos en el repositorio, Webdox permite además revisar el archivo mismo y sus cláusulas, accediendo a toda la historia de este, incluyendo por qué se solicitó, qué se discutió, cómo se negoció y quiénes lo aprobaron y porqué.
  • Por medio de alertas, es posible administrar eficientemente las fechas e hitos clave de los contratos y visualizar el estado de renovación de cada documento.
  • Todo el proceso asociado al ciclo de vida se puede automatizar con la funcionalidad de Workflow en Webdox: una solución tecnológica que mejora la gestión de documentos al permitir que circulen sin retrasos. Consiste en un estudio de los aspectos operacionales de un flujo de trabajo, incluyendo la estructuración de tareas, su método de realización, su orden correlativo y sincronización. De esta forma, un workflow permite vislumbrar el fluir de la información y el seguimiento a ese cumplimiento de tareas.

En suma, Webdox te ayuda a visualizar, controlar y automatizar los contratos en todas sus fases y en un solo lugar. Es una plataforma eficiente que permite ahorro de tiempos y ayuda a gestionar eficaz y rápidamente los contratos de la empresa.

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