Top 5 Softwares para gestión de proyectos

El Project Manager permite implementar herramientas innovadoras y solucionar problemas en el camino a cumplir cualquier objetivo.

De acuerdo con la encuesta Pulse of the Profession® 2020 por el PMI (Project Management Institute), el 11.4% de la inversión que realizan las empresas, se desperdicia debido a un mal desempeño en la gestión de proyectos. Además, las organizaciones que subestiman el Project Management como una competencia estratégica para el impulso de sus proyectos, significan un 67% de fracasos rotundos.

Incluso, los resultados arrojan que los líderes ejecutivos identifican tres aspectos importantes para alcanzar el éxito en el futuro: agilidad organizacional (35 %); elección de las tecnologías adecuadas para invertir (32 %); y contar con las habilidades relevantes (31 %).

Lo anterior pone en evidencia la importancia de contar con herramientas que fortalezcan la gestión de proyectos y permitan a las empresas planificar de mejor forma su personal, recursos y tareas, sobre todo en el contexto actual donde la pandemia y el confinamiento significan un distanciamiento físico al que no estábamos acostumbrados. Sin embargo, también representa una oportunidad para implementar instrumentos diferentes e innovadores que nos permitan seguir siendo productivos, organizados y  funcionales incluso a la distancia. 

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos también conocido como Project Management es una disciplina que engloba la organización, planeación, ejecución y administración de recursos y actividades llevadas a cabo para lograr los objetivos de determinado proyecto. 

En el camino a lograrlo siempre existen otros factores que juegan un papel importante dentro del proceso como el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto. El propósito de la gestión de proyectos es establecer un plan y guiar a un equipo frente a estas limitaciones para cumplir las metas propuestas con éxito, en tiempo y forma. 

La gestión de proyectos está compuesta por 5 etapas: 

  • Estudio de viabilidad: En esta primera etapa se define que tan factible es realizar el proyecto de acuerdo a los beneficios que traerá para la empresa u organización en relación con los esfuerzos. 
  • Planificación: Se establecen las tareas que se llevarán a cabo y los recursos a utilizar. Este es el punto decisivo por lo cual debe ser cuidadosamente definido ya que, si no se detallan las actividades con claridad, afectará las etapas posteriores y como consecuencia, los resultados finales. 
  • Ejecución: En esta etapa los equipos involucrados ponen manos a la obra con base en las etapas anteriores, materializando las ideas planteadas inicialmente con los recursos establecidos. 
  • Seguimiento: Esta fase se lleva a cabo al mismo tiempo que la ejecución. Se analizan los avances del equipo con el objetivo de verificar si se está cumpliendo con la estrategia y si en efecto va por buen camino para cumplir con los objetivos, de lo contrario, esta etapa permite encontrar áreas de oportunidad para redirigir los recursos y actividades. 
  • Cierre y evaluación: En esta última etapa se verifica si en efecto se cumplieron los objetivos propuestos inicialmente con relación a las tareas y esfuerzos realizados. Es igualmente importante detectar y analizar los fallos que se presentaron en el proceso para aprender de ello y tenerlos presentes para futuros proyectos. 

 La digitalización del proceso de gestión de proyectos

Aunque la gestión de proyectos no es una práctica nueva, hoy en día contamos con herramientas digitales novedosas que contribuyen a mejorar las etapas del Project Management. Por ello, te mostramos 5 softwares para gestión de proyectos: 

  1. Jira: Promete planificar sprints y tareas; priorizar y analizar el trabajo de tu equipo; obtener informes sobre el rendimiento; crear workflows e integrarse con otro tipo de herramientas.
  2.  Monday: Ofrece mejorar la coordinación de tu equipo por medio de cronogramas y gráficos de Gantt; facilitar la comunicación con espacios para comentarios; evitar tareas manuales repetitivas con automatizaciones del flujo de trabajo; y también permite la interacción de otras herramientas.
  3.  Wrike: Permite obtener una vista general de las tareas y los ciclos de vida de los proyectos; simplificar las aprobaciones, revisiones y versiones de los documentos; controlar el tiempo y presupuesto; crear informes compartidos con tus clientes. Es posible integrarla con otras herramientas.
  4. Asana: Proporciona actualizaciones e informes en tiempo real; facilita la localización de documentos; establece plazos, objetivos y prioridades en las tareas; además de optimizar la comunicación entre proveedores, clientes y compañeros de equipo.
  5. PmKey: Brinda una fácil planificación del proyecto por medio de agrupaciones de tareas, asignaciones y establecimiento de tiempos; control de disponibilidad de tu equipo; integración de e-mail y SMS, ofrece analítica y reportes; además de  bases de datos de clientes.

Existen muchos softwares de gestión de proyectos y todos son muy variados, lo importante es elegir el que más se adecua a tu empresa teniendo en cuenta las características y necesidades de tu equipo: número de colaboradores, tus proyectos, cartera de clientes, otras herramientas que sueles utilizar. 

Como mencionamos al inicio, prestar atención a la forma en que organizamos nuestras tareas, recursos y herramientas definirá en gran parte el éxito que se obtendrá a futuro. 

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Zero Trust: un modelo de seguridad ganador en el contexto de la pandemia

Conoce el modelo que está avanzando en el área de ciberseguridad para empresas.

Ya se ha cumplido un año desde que la pandemia del COVID-19 irrumpió en el mundo, y con el virus llegó también la necesidad de cambios radicales para las empresas.

Uno de los rubros que ha requerido especial atención es el de ciberseguridad, pues los ataques y hackeos para las corporaciones aumentaron significativamente en esta temporada. Relacionado a este tema, hay un concepto que a pesar de que no es nuevo (ya que fue lanzado en 2010), apenas empieza a sonar: el Zero Trust. ¿Sabes de qué se trata? Aquí te lo contamos. 

Un modelo avalado por Microsoft y Google

Traducido literalmente como “confianza cero”, el sistema Zero Trust ha ganado popularidad en el mundo empresarial por ser recomendado por gigantes de la tecnología como Microsoft y Google. Este modelo parte de la premisa de que ninguna organización debe confiar en una entidad, ya sea externa o interna, para que ingrese a su perímetro. 

En un esquema de seguridad tradicional, es un reto acceder a la información de una empresa estando fuera de ella; sin embargo, una vez que se logra entrar, se obtienen todos los recursos de la misma. Esta es la gran diferencia con el Zero Trust: es un sistema que asume que los atacantes pueden estar tanto fuera como dentro de la red. 

¿Por qué ahora?

Antes de la pandemia, la mayoría de las oficinas contaban con infraestructuras VPN, pequeñas y con ancho de banda insuficiente. El famoso home office ha provocado que los empleados accedan a las aplicaciones, datos y documentos de las corporaciones fuera del perímetro establecido. Por esta razón los riesgos han aumentado, ya que la zona de confianza carece de límites, y cualquiera con credenciales de usuario correctas es capaz de entrar en una red empresarial.

El modelo de Zero Trust , basado en La Nube, resulta más útil. Consiste en que los dispositivos inteligentes, como computadores o smartphones no sean considerados confiables, aún si están vinculados a la empresa. Por lo tanto, el proceso para verificar la identidad de los usuarios debe ser bastante estricto. 

¿Es difícil implementar Zero Trust?

La arquitectura del sistema se compone de varias barreras. Cuando un ciberdelincuente rompe la primera, no tendrá acceso a toda la información de la organización; irá profundizando más y rompiendo más barreras, mientras es monitoreado. De esta forma se sabrá hasta dónde y cómo ha llegado. Zero Trust se encargará de comprobar continuamente que la persona es quien dice ser.

Para implementar este modelo, se deben tomar en cuenta tres puntos clave:

  • Visibilidad: identificar todos los dispositivos que deben ser protegidos y monitorearlos. Se debe tener conocimiento de todos los recursos que pertenecen a la empresa.
  • Políticas: establecer controles que permitan que personas específicas tengan acceso en condiciones específicas. En pocas palabras, introducir controles minuciosos.
  • Automatización: permitirá la rápida aplicación de barreras frente a ataques.

Se dice que el 2021 será el año en el que este modelo alcanzará un éxito arrollador, pues muchas organizaciones ya han recurrido a ella o están pensando en implementarla. ¿Crees que la empresa Forrester Research, responsable del modelo, imaginó que esto pasaría más de una década después de su invención? ¡Déjanos tus comentarios!

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Tecnología para la nueva normalidad desarrollada por scaleups B2B

Conoce la tecnología para la nueva normalidad que facilita diversos procesos empresariales, y que ha sido desarrollada por las scaleups B2B aliadas de NAVE.

El COVID-19 marcará un antes y después para todo el sector empresarial, sin importar el rubro. Las corporaciones se han visto obligadas a innovar rápidamente para sobrevivir a la crisis, y es aquí donde nace una necesidad de nuevas soluciones que puede significar una oportunidad para las scaleups B2B.

Entre los emprendedores graduados de NAVE y aliados de Alestra, se han desarrollado diversas aplicaciones y dispositivos que ofrecen tecnología para la nueva normalidad.

Alejandra Buendía, Coordinadora de Emprendimiento Corporativo en Alestra, nos cuenta sobre estas innovaciones y su aportación a la situación actual.

tecnología nueva normalidad

Hola Alejandra, cuéntanos, ¿cómo ha sido la reacción de las scaleups graduadas de NAVE a esta nueva normalidad?

Nuestras scaleups se han adaptado rápidamente para darle un twist a su propuesta de valor, y poder ofrecer a sus clientes soluciones que ayuden a resolver problemas derivados de la pandemia. 

¿Cómo han cambiado las necesidades de las grandes empresas en los últimos meses?

La pandemia del Covid-19 aceleró el camino de la transformación digital de las empresas. Algunos de los retos que han tenido que enfrentar son el habilitar el home office para sus colaboradores, digitalizar e impulsar las ventas, asegurar la operación de la cadena productiva, y protegerse de ciberataques, entre otros.

A pesar de los múltiples retos, considero que las empresas pueden tomar esta “pandemia digital” como una oportunidad para replantear sus procesos y hacerlos más productivos y eficientes con la ayuda de la tecnología.

De las scaleups B2B aliadas de Alestra, ¿cuáles ofrecen soluciones para evitar el contacto con personas y superficies?

Keyo, una scaleup estadounidense, desarrolló una plataforma de identidad que cuenta con un dispositivo biométrico touch-less, que escanea las venas de la palma de la mano. Este dispositivo está siendo utilizado como control de acceso en edificios corporativos y residenciales. 

Vantiq desarrolla aplicaciones que responden a eventos en tiempo real en cuestión de días. Una de las apps móviles que desarrollaron sirve para llamar al elevador sin necesidad de tocar los botones.

¿Cuáles son las scaleups con tecnología para la nueva normalidad que puede facilitar el trabajo desde casa?

Para las áreas de recursos humanos, la empresa mexicana Apli puede ser de gran ayuda. Apli utiliza inteligencia artificial para reclutar personal operativo con el perfil adecuado, aplica psicométricos y agenda entrevistas virtuales mediante un chatbot de Facebook Messenger.

Para el área de ventas y atención a clientes, tenemos a Sirena, empresa argentina que desarrolló el primer CRM conectado a WhatsApp para gestionar las ventas de manera digital, dar soporte a clientes y levantar pedidos.

¿Crees que estas soluciones sigan vigentes si en un tiempo el COVID deja de ser una amenaza?

Sí, definitivamente, a fin de cuentas lo que hacen estas soluciones es digitalizar procesos para hacerlos más productivos y eficientes, lo cual tiene un impacto positivo en el negocio. Y esto es algo que las empresas van a requerir cada vez más, con o sin Covid-19.

Nos encontramos en un momento en el que es indispensable para las empresas buscar alternativas para mantener a salvo a sus clientes y trabajadores, sin sacrificar la productividad del negocio. Si quieres saber más de la tecnología que ofrecen nuestras scaleups B2B, te invitamos a seguir a NAVE en redes sociales y visitar nuestro sitio oficial.

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